La communication écrite demeure l’un des principaux moyens de communication avec les employés. D’où la nécessité d’une bonne formation en orthographe chez les dirigeants. Pourquoi communiquer efficacement par écrit ? Quels sont les différents moyens de communication écrites à la disposition des managers ? Comment écrire correctement et efficacement ?
Pourquoi la communication écrite est-elle importante ?
Dans le cadre de sa mission, un manager disposera de diverses possibilités de communication écrite :
- annoncer : communiquer diverses informations aux collaborateurs, à votre hiérarchie, aux partenaires externes, etc.
- persuader : demander à vos employés de faire telle ou telle démarche, fournir de tel ou tel effort, convaincre clients intéressés de choisir votre offre plutôt que celle de vos concurrents, etc.
- présenter : un nouveau produit, une promotion, etc.
- collecter des informations auprès de vos fournisseurs, vos clients, prestataires divers, ou encore vos collaborateurs.
- négocier : rédiger des propositions commerciales, faire des devis, négocier des prix lorsque les contacts en face à face ou par téléphone ne sont pas possibles, etc.
Il n’est pas nécessaire de savoir communiquer par écrit pour tenir un poste dans la direction. Toutefois, la communication écrite constitue un véritable atout en tant que leader. En effet, pour véhiculer efficacement une information, savoir bien écrire est important pour des messages bien rédigés, clairs, lisibles et compréhensibles auprès de tous les interlocuteurs.
Une grande partie des litiges, démentis, des erreurs proviennent d’une interprétation erronée causée par un défaut dans le processus de rédaction. Vous devez donc maîtriser la communication écrite en portant une attention particulière à la syntaxe, au vocabulaire et à la grammaire dans chaque article. Afin de vous éviter toute gène auprès de vos collaborations, vous devez d’abord suivre une formation en orthographe.
Quel est le rôle de la communication écrite ?
La communication écrite peut être considéré comme la base de toute relation en entreprise, surtout pour un leader qui a suivi une formation en orthographe. Ce type de communication permet de transmettre des messages, des idées et des connaissances ou encore partager des informations. Sans la mise en œuvre des techniques de communication aussi basique soit-elle, aucun produit ou service ne peut être connu, et aucun projet ne peut voir le jour. Dans le monde du travail, l’art de la communication est particulièrement important, à tous les niveaux. Le fait de ne pas communiquer peut avoir de graves conséquences et même conduire à des conflits ou à de la confusion.
Une bonne communication aussi orale qu’écrite est essentielle pour faciliter les relations entre les équipes notamment pour se faire comprendre et convaincre. Il permet de véhiculer les valeurs de l’entreprise, mais aussi de clarifier les objectifs. Le mode de communication joue aussi un rôle majeur dans les négociations, que ce soit entre un employé et sa hiérarchie, ou entre un dirigeant et un investisseur. Présenter efficacement un projet et expliquer des stratégies qui reposent sur une bonne technique de communication.
Divers moyens de communication écrite par le gestionnaire
Pour communiquer avec l’armée, sa hiérarchie et ses différents partenaires, le manager dispose de quelques appuis, plus ou moins formels. Chacun de ces supports sera privilégié selon l’objectif de la communication, son contexte, sa nature juridique, son caractère plus ou moins confidentiel, etc.
le courrier : qu’il soit papier ou virtuel, le courrier reste le moyen de communication le plus utilisé en entreprise, remplaçant parfois la communication orale.
Le courrier électronique ou e-mail : Il s’agit du moyen de communication le plus populaire aujourd’hui en matière de communication. Simple d’utilisation, mais qui nécessite tout de même le suivi d'une bonne formation en orthographe, il permet de résumer une discussion, de préparer une réunion, de faire des annonces, etc.
Pour ce qui est des lettres classiques, malgré la grande dématérialisation des documents, la messagerie sur papier, plus formelle que le courrier électronique, tient toujours une place importante à tous les niveaux.
- La note de service : elle est utilisée pour une communication courte avec vos collaborateurs et les autres membres de votre service.
- Les procès-verbaux de réunion servent à rendre compte de ce qui a été dit et décidé lors de la réunion. C’est un moyen de référence pour les opérations ultérieures. Il doit être court, clair et factuel et reproduire les informations nécessaires.
- Les rapports : la rédaction d’un rapport répond aux mêmes exigences que toute autre communication orale ou écrite opérationnelle au sein d’une entreprise : brièveté, clarté, précision, mise en page attrayante, aération, etc. L’objectif du rapport est d’apporter une réponse précise à un problème posé, dont le fond et la forme sont plus que jamais concernés.
- Présentation : les présentations écrites appuient souvent les présentations orales. C’est donc un document qui sera laissé à vos interlocuteurs. La mise en page, l’utilisation de la couleur, la clarté du texte, l’attractivité, les informations correctes… beaucoup de facteurs seront particulièrement prudents. S’il s’agit d’un soutien sur lequel vous comptez lors d’une intervention publique et qui n’est pas destiné au partage, la mise en page sera dont très minimaliste, mais toujours efficace.
Comment réussir sa communication écrite ?
Adaptez-vous à votre public : avant d’entreprendre l’écriture, vous devez avoir une idée de ce que vous allez dire (même si ce n’est qu’une ébauche). Mais vous devez également savoir à qui vous parlez. Le ton sera différent selon le client. A titre d'exemple, un courtier d’assurance ciblant les préretraités n’utiliserait pas les mêmes stratégies qu’un autre offrant ses produits aux jeunes couples.
Soyez clair : dans l’écriture commerciale, ce n’est pas le moment pour la poésie ou les discours. Imaginez que vous êtes un médium et que vous voulez que l’image que vous avez en tête se retrouve avec le lecteur. Utilisez le langage correct et évitez le jargon de votre domaine. Évitez d’étaler trop : gardez une ligne directrice claire.
Proposer un texte clair : personne n’aime lire un gros bloc de texte. L’information est difficile à trouver et les lecteurs s’ennuient rapidement. Une manière plus simple d’améliorer sa communication écrite est de s’assurer que la mise en page du texte est attrayante. Vous devez donc vous assurer que vos paragraphes ne sont pas trop longs. Pour vous éviter de vous tromper vous devez suivre une formation en orthographe auprès de professionnels.
Simplifiez votre rédaction : pour garder le lecteur sur la bonne voie, écrivez des phrases courtes. C’est un bon moyen d’éviter l’ambiguïté. Dans un contexte d'affaire, votre communication écrite ne constitue pas le moyen de montrer que vous êtes compétent et que vous avez un vocabulaire riche. Votre objectif est de communiquer des idées. Assurez-vous qu’ils sont clairs.
